Việc thay đổi kế toán viên lẽ ra phải cải thiện báo cáo tài chính, tuân thủ thuế và khả năng tiếp cận thông tin quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một quá trình chuyển đổi không được lên kế hoạch đầy đủ có thể dẫn đến thiếu sót hồ sơ, nộp hồ sơ trùng lặp, phân công trách nhiệm không rõ ràng và nguy cơ bị phạt không đáng có.
Tại Bồ Đào Nha, quy trình này cũng tuân theo các quy tắc nghề nghiệp áp dụng cho... chứng nhận contabilistahoặc kế toán viên được chứng nhận. Một kế toán viên mới không thể tự ý tiếp quản hồ sơ kế toán mà không hoàn tất các thủ tục trao đổi chuyên nghiệp cần thiết với kế toán viên tiền nhiệm trước đó.
Hướng dẫn này giải thích cách chuyển đổi kế toán viên tại Bồ Đào Nha mà vẫn đảm bảo tính liên tục của hệ thống kế toán, tuân thủ các quy định của pháp luật. Giấy chứng nhận của các Contabilistas (OCC, tức là Hiệp hội Kế toán Bồ Đào Nha)và đảm bảo rằng không có nghĩa vụ về thuế, tiền lương hoặc báo cáo nào phát sinh giữa hai nhà cung cấp dịch vụ.
Làm thế nào để đổi kế toán ở Bồ Đào Nha?
Để đổi kế toán tại Bồ Đào Nha, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xem xét và chấm dứt hợp đồng bằng văn bản hiện có một cách chính xác.
- Thống nhất ngày bàn giao có hiệu lực.
- Thanh toán mọi khoản phí dịch vụ chuyên nghiệp còn nợ.
- Cho phép kế toán viên được chứng nhận mới liên hệ với kế toán viên sắp mãn nhiệm bằng văn bản.
- Phân công trách nhiệm xử lý các tờ khai thuế chưa hoàn thành và công việc cuối năm.
- Ký kết một thỏa thuận dịch vụ kế toán mới bằng văn bản.
- Chuyển giao toàn bộ hồ sơ kế toán, thuế và lương bổng.
- Ký vào biên bản bàn giao hoặc biên nhận chi tiết.
- Cập nhật hồ sơ trách nhiệm nghề nghiệp và giấy phép điện tử.
- Đối chiếu số dư đầu kỳ và lịch tuân thủ ngay sau khi chuyển khoản.
Quá trình này cần được phối hợp trước khi kế toán viên mới chính thức đảm nhận trách nhiệm.
Vì sao việc thay đổi kế toán ở Bồ Đào Nha không chỉ đơn thuần là một quyết định hành chính.
Các công ty Bồ Đào Nha có hệ thống kế toán bài bản phải giao việc ghi chép sổ sách kế toán và kê khai thuế cho một kế toán viên được chứng nhận.
Do đó, mối quan hệ này không chỉ giới hạn ở một thỏa thuận dịch vụ thương mại. Kế toán viên được chứng nhận phải tuân thủ các nghĩa vụ theo luật định và đạo đức nghề nghiệp liên quan đến tính độc lập chuyên môn, trách nhiệm kỹ thuật, bảo mật, hợp tác và lòng trung thành giữa các đồng nghiệp.
Theo Điều 74 của Quy chế OCC, kế toán viên mới đến phải liên hệ với kế toán viên sắp nghỉ việc. bằng văn bản trước khi nhận trách nhiệm.Người kế toán mới cũng phải xác minh xem phí, chi phí và tiền lương liên quan đến dịch vụ kế toán đã được thanh toán hay chưa. Nếu kế toán viên mới phát hiện ra khoản nợ của kế toán viên trước đó hoặc việc khách hàng liên tục không tuân thủ pháp luật, kế toán viên đó không nên chịu trách nhiệm về công việc kế toán.
Bộ Quy tắc Đạo đức của OCC củng cố quy trình này. Kế toán viên sắp mãn nhiệm thường phải phản hồi trong vòng 15 ngày, xác nhận xem các khoản tiền liên quan đã được thanh toán hay chưa và thông báo bất kỳ trường hợp nào có thể ảnh hưởng đến quyết định chấp nhận hợp đồng của kế toán viên mới. Nếu không thể liên lạc được với kế toán viên sắp mãn nhiệm, kế toán viên mới nên thông báo cho OCC.
Vì lý do này, một doanh nghiệp không thể yêu cầu kế toán mới "tiếp quản ngay lập tức" trong khi việc chấm dứt hợp đồng, các hóa đơn chưa thanh toán và các tài liệu bàn giao vẫn chưa được giải quyết.
Danh sách kiểm tra bàn giao sạch sẽ
1. Xem xét lại thỏa thuận dịch vụ kế toán hiện hành.
Hãy bắt đầu bằng hợp đồng bằng văn bản đã ký kết với kế toán viên hoặc công ty kế toán hiện tại.
Hợp đồng cần nêu rõ thời hạn, ngày có hiệu lực, phạm vi dịch vụ, thủ tục giao nhận tài liệu, phí dịch vụ và điều khoản thanh toán. Quy tắc nghề nghiệp của Bồ Đào Nha yêu cầu các thỏa thuận dịch vụ kế toán phải được lập thành văn bản. Bộ Quy tắc Đạo đức của OCC cũng quy định rằng, đối với dịch vụ kế toán độc lập, thỏa thuận nói chung phải có hiệu lực ít nhất một năm tài chính, trừ khi bị chấm dứt vì lý do chính đáng hoặc theo thỏa thuận chung.
Kiểm tra cụ thể:
- Thời gian báo trước;
- Các phương pháp thông báo được chấp nhận;
- Ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng;
- Mọi quy định liên quan đến việc kết toán cuối năm;
- Các khoản phí bổ sung cho công tác bàn giao hoặc hoàn thiện;
- Các khoản phí và chi phí chưa thanh toán;
- Quyền sở hữu và việc trả lại các hồ sơ vật lý và kỹ thuật số.
Khách hàng không nên cho rằng một email không chính thức sẽ tự động dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng ngay lập tức và có hiệu lực pháp lý.
2. Xác định ngày kết thúc chính xác
Kế toán viên sắp mãn nhiệm và kế toán viên mới nhậm chức nên bắt đầu làm việc từ một ngày có hiệu lực được ghi chép rõ ràng.
Những thỏa thuận mơ hồ như "kế toán mới sẽ bắt đầu vào tháng tới" tạo ra sự không chắc chắn về việc ai chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT, xử lý bảng lương, kê khai thuế khấu trừ, báo cáo tài chính hàng năm và kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Một biên bản bàn giao đúng chuẩn cần nêu rõ, ví dụ:
Kế toán viên sắp mãn nhiệm vẫn chịu trách nhiệm về các giao dịch và nghĩa vụ liên quan đến các kỳ kế toán kết thúc vào hoặc trước ngày 30 tháng 9. Kế toán viên mới sẽ đảm nhận trách nhiệm đối với các kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 10, sau khi hoàn tất việc bàn giao chuyên môn và xác nhận số dư đầu kỳ.
Ngày chốt cần phải phù hợp với chu kỳ kê khai thuế GTGT của công ty, chu kỳ trả lương, năm tài chính và bất kỳ thời hạn pháp định nào sắp đến.
Nếu có thể, hãy thực hiện thay đổi vào cuối tháng hoặc cuối quý. Việc chuyển khoản giữa kỳ cũng có thể được thực hiện, nhưng điều đó đòi hỏi phải đối chiếu chi tiết hơn.
3. Giải quyết các khoản phí dịch vụ chuyên nghiệp còn tồn đọng trước khi hoàn tất việc tiếp quản.
Tình trạng thanh toán của kế toán viên sắp nghỉ việc không phải là vấn đề riêng tư mà người kế nhiệm có thể bỏ qua.
Trước khi nhận nhiệm vụ, kế toán viên được chứng nhận mới phải liên hệ bằng văn bản với kế toán viên trước đó để xác định xem phí, chi phí hoặc tiền lương liên quan có còn chưa được thanh toán hay không. Việc không tuân thủ nghĩa vụ nghề nghiệp này có thể khiến kế toán viên hoặc công ty kế toán mới phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với các khoản tiền đến hạn và chưa được thanh toán cho người tiền nhiệm.
Theo đó, khách hàng nên yêu cầu:
- Báo cáo tài chính cuối kỳ;
- Xác định các khoản tiền đang tranh chấp và không tranh chấp;
- Bản sao các hóa đơn chưa thanh toán;
- Xác nhận thanh toán sau khi hoàn tất;
- Văn bản làm rõ mọi tranh chấp về phí phát sinh.
Một bất đồng chưa được giải quyết không nên được ngụy trang dưới danh nghĩa việc bàn giao hoàn tất. Trường hợp có tranh chấp về số tiền, các bên nên ghi lại bản chất của tranh chấp và tìm kiếm lời khuyên phù hợp thay vì mong đợi kế toán viên mới sẽ bỏ qua nó.
4. Cho phép kế toán hoàn tất quy trình khách hàng thân thiết của OCC.
Việc liên lạc chuyên nghiệp nên diễn ra trực tiếp giữa kế toán viên được chứng nhận mới và kế toán viên được chứng nhận sắp nghỉ việc.
Việc liên lạc này cần được thực hiện bằng văn bản và thông thường cần bao gồm các nội dung sau:
- Xác nhận rằng kế toán viên sắp mãn nhiệm chịu trách nhiệm về công việc kế toán;
- Ngày dự kiến có hiệu lực của sự thay đổi;
- Việc có hay không có các khoản phí chưa thanh toán;
- Tình trạng của các sổ sách kế toán;
- Thiếu thông tin hoặc các vấn đề tuân thủ chưa được giải quyết;
- Đang chờ kiểm tra thuế, thông báo hoặc điều chỉnh;
- Phân bổ trách nhiệm nộp hồ sơ cuối năm và các hồ sơ còn tồn đọng.
Kế toán viên sắp mãn nhiệm có nghĩa vụ hợp tác với người kế nhiệm bằng cách cung cấp các thông tin và giải thích cần thiết theo yêu cầu. Quy định của OCC coi sự hợp tác này là một nghĩa vụ nghề nghiệp có đi có lại, chứ không phải là một phép lịch sự tùy chọn.
Khách hàng nên cho phép trao đổi thông tin khi cần thiết và tránh cản trở việc liên lạc trực tiếp giữa hai chuyên gia.
5. Xác định người chịu trách nhiệm hoàn thành các báo cáo còn tồn đọng và báo cáo tài chính cuối năm.
Một trong những thất bại thường gặp nhất trong quá trình bàn giao là thiếu ma trận phân công trách nhiệm bằng văn bản.
Các bên phải xác định ai sẽ hoàn thành từng nghĩa vụ còn lại, bao gồm:
- Kê khai thuế GTGT định kỳ;
- Tóm tắt nội dung;
- Tờ khai thuế khấu trừ;
- Báo cáo lương hàng tháng và bảo hiểm xã hội;
- Bảng sao kê lương và thuế hàng năm;
- Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm;
- Đơn giản hóa thông tin kinh doanh;
- Báo cáo tài chính và tài liệu phê duyệt của cổ đông;
- Điều chỉnh các khoản mục trong các kỳ kế toán trước;
- Phản hồi các thông báo thuế đang chờ xử lý.
Cần đặc biệt cẩn trọng khi sự thay đổi xảy ra gần cuối năm tài chính. Theo Quy chế của OCC, kế toán viên được chứng nhận không được phép, nếu không có lý do chính đáng được OCC công nhận, từ chối ký các tờ khai thuế, báo cáo tài chính và phụ lục liên quan khi còn chưa đến ba tháng nữa là kết thúc năm tài chính liên quan.
Hướng dẫn của OCC cũng chỉ ra rằng, trong một số trường hợp chấm dứt hợp đồng xảy ra trong ba tháng cuối năm tài chính, kế toán viên sắp nghỉ việc có thể vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn thành công việc cuối năm trừ khi có thỏa thuận bằng văn bản chuyển giao rõ ràng nghĩa vụ đó cho kế toán viên mới.
Do đó, ma trận trách nhiệm cần được công ty và cả hai nhà cung cấp dịch vụ ký kết hoặc chấp nhận rõ ràng.
6. Ký kết hợp đồng bằng văn bản mới trước khi bắt đầu cung cấp dịch vụ.
Kế toán viên mới không nên làm việc theo thỏa thuận không chính thức hoặc không rõ ràng.
Thỏa thuận mới cần nêu rõ:
- Các dịch vụ được bao gồm trong phí hàng tháng;
- Các dịch vụ được tính phí riêng;
- Ngày bắt đầu;
- Thời hạn giao tài liệu;
- Trách nhiệm về lương bổng;
- Trách nhiệm tuân thủ thuế;
- Chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính do người tiền nhiệm lập;
- Việc xử lý các sai sót lịch sử;
- Quy trình phê duyệt của khách hàng;
- Các kênh liên lạc;
- Các điều khoản chấm dứt hợp đồng;
- Các thỏa thuận về bảo vệ dữ liệu và bảo mật thông tin.
Bộ quy tắc đạo đức của OCC yêu cầu các hợp đồng bằng văn bản và quy định việc gửi các hợp đồng này cho OCC trong thời hạn quy định và trước khi bắt đầu các chức năng chuyên môn được bảo lưu.
Kế toán viên mới vào nghề cũng cần hoàn tất thủ tục đăng ký trách nhiệm nghề nghiệp phù hợp. Theo Quy chế của OCC, các kế toán viên được chứng nhận phải thông báo cho OCC về các đơn vị mà họ chịu trách nhiệm, sau đó OCC sẽ chuyển thông tin đó cho Cơ quan Thuế và Hải quan Bồ Đào Nha và các cơ quan công quyền có liên quan khác.
7. Chuyển toàn bộ hồ sơ kế toán
Việc bàn giao sổ kế toán một cách minh bạch có phạm vi rộng hơn nhiều so với việc chỉ bàn giao bảng cân đối thử.
Gói bàn giao thường bao gồm:
Hồ sơ kế toán cốt lõi
- Sơ đồ tài khoản;
- Sổ cái chung;
- Bảng cân đối thử, bao gồm cả bảng cân đối chi tiết của bên thứ ba;
- Mở và đóng sổ nhật ký;
- Đối chiếu tài khoản ngân hàng;
- Bảng sao kê tài khoản khách hàng và nhà cung cấp;
- Các khoản tích lũy và hoãn lại;
- Đối chiếu khoản vay và tài khoản cổ đông;
- Sổ đăng ký tài sản cố định và bảng khấu hao;
- Hồ sơ kiểm kê;
- Tính toán tỷ giá hối đoái;
- Các khoản dự phòng và tính toán tổn thất.
Báo cáo thuế
- Đã nộp tờ khai thuế và biên lai nộp thuế;
- Sổ sách và đối chiếu thuế GTGT;
- Hồ sơ thuế khấu trừ;
- Tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Bảng kê khai lỗ thuế;
- Tính toán thuế hoãn lại, nếu có;
- Các thông báo, thư từ và quyết định về thuế;
- Kế hoạch thanh toán và các khoản nợ thuế chưa thanh toán;
- Thông tin về các cuộc kiểm tra, khiếu nại hoặc chỉnh sửa đang chờ xử lý.
Hồ sơ biên chế
- Dữ liệu chính của nhân viên;
- Hợp đồng lao động và các điều khoản sửa đổi;
- Báo cáo lương hàng tháng;
- Hồ sơ về phụ cấp ngày lễ và Giáng sinh;
- Chính sách chi phí và phúc lợi;
- Tờ khai An sinh xã hội;
- Nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân;
- Ghi chép về việc vắng mặt, nghỉ lễ và làm thêm giờ;
- Các khoản bồi hoàn xuất sắc dành cho nhân viên hoặc ban quản lý.
Dữ liệu kế toán kỹ thuật số
- Tệp SAF-T kế toán;
- Sao lưu cơ sở dữ liệu;
- Xuất các tập tin từ phần mềm kế toán;
- Kho lưu trữ tài liệu hỗ trợ;
- Nhật ký kiểm toán và danh sách sổ nhật ký;
- Chỉ mục quản lý tài liệu;
- Các chứng chỉ và giấy phép điện tử có liên quan.
OCC cho rằng thông tin kế toán thuộc diện lưu trữ theo quy định pháp luật cần được cung cấp dưới dạng vật lý hoặc kỹ thuật số, bao gồm cả mẫu SAF-T kế toán và bản sao lưu cơ sở dữ liệu kế toán cơ bản (nếu có).
8. Phân biệt tài liệu thuộc sở hữu của khách hàng với sản phẩm công việc của kế toán.
Các khoản phí chưa thanh toán không cho phép kế toán viên sắp nghỉ việc có quyền giữ lại toàn bộ số tiền một cách vô điều kiện.
Các tài liệu ban đầu do khách hàng cung cấp, chẳng hạn như hóa đơn, hợp đồng và các hồ sơ hỗ trợ khác, vẫn thuộc sở hữu của khách hàng và cần được trả lại. Hướng dẫn của OCC phân biệt những tài liệu này với các tài liệu phát sinh từ công việc chuyên môn của kế toán viên, chẳng hạn như sổ cái, bảng cân đối thử, báo cáo tài chính và tờ khai thuế.
Theo hướng dẫn thực tiễn của OCC, đối với các khoản phí dịch vụ chuyên nghiệp đã đến hạn nhưng chưa được thanh toán, sản phẩm công việc liên quan đến giai đoạn chưa thanh toán có thể được giữ lại trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, các tài liệu gốc thuộc sở hữu của khách hàng vẫn phải được trả lại.
Sự phân biệt này rất quan trọng. Cả khách hàng lẫn kế toán viên sắp nghỉ việc đều không nên mô tả toàn bộ hồ sơ kế toán như một tập tin duy nhất không thể chia tách.
Cách tiếp cận an toàn nhất là xác định riêng biệt:
- Hồ sơ khách hàng gốc;
- Hồ sơ kế toán theo yêu cầu pháp luật;
- Sản phẩm công việc chuyên nghiệp;
- Sao lưu phần mềm và xuất file;
- Hồ sơ được lưu giữ tạm thời để hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ còn tồn đọng theo thỏa thuận.
9. Ký báo cáo bàn giao chi tiết.
Bộ Quy tắc Đạo đức của OCC cho phép thời hạn tối đa 60 ngày sau khi chấm dứt hợp đồng để bàn giao sổ sách và tài liệu do kế toán viên sắp nghỉ việc nắm giữ. Biên nhận có chữ ký hoặc báo cáo bàn giao phải ghi rõ các hồ sơ đã được chuyển giao.
Thời hạn 60 ngày là thời gian tối đa, không phải là mục tiêu hoạt động được khuyến nghị. Trong trường hợp sắp đến hạn thanh toán lương, thuế GTGT hoặc các hạn chót khác, việc chờ đến cuối thời hạn đó có thể tạo ra rủi ro tuân thủ đáng kể.
Báo cáo bàn giao cần nêu rõ:
- Ngày và phương thức giao hàng;
- Bao gồm tất cả các kỳ kế toán;
- Các tập tin vật lý đã được chuyển giao;
- Các tập tin kỹ thuật số đã được chuyển;
- Định dạng phần mềm kế toán;
- Ngày của giao dịch được xử lý gần nhất;
- Bảng đối chiếu tài khoản ngân hàng gần nhất;
- Các hồ sơ chưa được nộp;
- Thiếu tài liệu;
- Các hồ sơ được lưu giữ tạm thời và lý do;
- Thông tin nhận dạng và chữ ký của người nhận.
Những mô tả như “tài liệu năm 2019–2025” là không đầy đủ. Bản kiểm kê cần phải xác định rõ ràng các cuốn sách, hồ sơ, thư mục, bản sao lưu và báo cáo thực tế đã được giao.
OCC cung cấp các mẫu biểu mẫu để nhận và giao các chứng từ kế toán, có thể được điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh của công ty.
10. Hoàn thành đánh giá chẩn đoán sau khi bàn giao.
Kế toán viên mới không nên coi bảng cân đối thử cuối kỳ của người tiền nhiệm là hoàn chỉnh hoặc chính xác một cách tự động.
Trước khi xử lý kỳ báo cáo đầu tiên, kế toán viên mới cần xác minh:
- Liệu số dư đầu kỳ có khớp với số dư tài khoản đã được phê duyệt gần nhất hay không;
- Liệu tờ khai thuế có khớp với sổ sách kế toán hay không;
- Liệu các tài khoản ngân hàng đã được đối chiếu chưa?
- Liệu số dư tài khoản khách hàng và nhà cung cấp có được chứng thực hay không;
- Liệu các khoản nợ lương có khớp với các tờ khai đã nộp hay không;
- Liệu việc tính toán tài sản cố định và khấu hao đã hoàn tất chưa?
- Liệu các khoản vay của cổ đông và tài khoản vãng lai có được phân loại đúng cách hay không;
- Liệu thuế GTGT chuyển tiếp có khớp với hồ sơ của cơ quan thuế hay không;
- Cho dù các khoản nợ thuế hay thông báo thuế vẫn chưa được thanh toán;
- Liệu tất cả các tệp điện tử theo yêu cầu pháp lý có sẵn hay không.
Các vấn đề phát sinh trước đây cần được ghi chép lại trong báo cáo tiếp nhận nhân viên mới. Mọi công việc khắc phục cần được lập kế hoạch và tính phí riêng biệt, tách khỏi các khoản kế toán hàng tháng thông thường.
Kế toán có được phép từ chối cung cấp hồ sơ của công ty không?
Thông thường, kế toán không thể giữ lại các chứng từ gốc thuộc sở hữu của khách hàng chỉ vì phí dịch vụ chưa được thanh toán. Hóa đơn, hợp đồng và các tài liệu khác do khách hàng cung cấp vẫn thuộc sở hữu của khách hàng.
Tuy nhiên, hướng dẫn của OCC phân biệt rõ giữa các hồ sơ đó và công việc do kế toán viên thực hiện. Trường hợp phí dịch vụ là khoản phải thu, chưa thanh toán, một số sản phẩm công việc kế toán liên quan đến giai đoạn chưa thanh toán có thể được giữ lại. Đồng thời, kế toán viên mới phải tuân thủ các hạn chế nghề nghiệp khi chấp nhận hợp đồng trong khi các khoản nợ đủ điều kiện đối với kế toán viên cũ vẫn chưa được thanh toán.
Do đó, các tranh chấp cần được giải quyết trước ngày dự kiến tiếp quản.
Việc thay đổi kế toán ở Bồ Đào Nha mất bao lâu?
Việc chuyển nhượng diễn ra suôn sẻ trong vòng vài tuần, với điều kiện:
- Thỏa thuận hiện tại đã được chấm dứt một cách chính xác;
- Phí đã được thanh toán;
- Kế toán sắp nghỉ việc phản hồi nhanh chóng;
- Sổ sách kế toán được cập nhật đầy đủ;
- Không phát hiện thấy sự sai lệch đáng kể nào.
Hai giới hạn thời gian của OCC đặc biệt quan trọng:
- Kế toán viên sắp nghỉ việc thường nên phản hồi lại các thông tin liên lạc chuyên môn của kế toán viên mới trong vòng... 15 ngày.
- Sổ sách và tài liệu do kế toán viên sắp nghỉ hưu nắm giữ phải được bàn giao trong thời hạn tối đa là... 60 ngày Sau khi chấm dứt hợp đồng, cần kèm theo biên nhận có chữ ký chi tiết hoặc báo cáo bàn giao.
Tuy nhiên, thời gian thông báo theo hợp đồng có thể dài hơn và các trách nhiệm cuối năm có thể tiếp tục kéo dài sau ngày chuyển giao hoạt động.
Thời điểm tốt nhất để thay đổi kế toán là khi nào?
Về mặt kỹ thuật, thời điểm dễ thực hiện nhất thường là sau khi kết thúc một tháng, kỳ tính thuế GTGT hoặc năm tài chính.
Tuy nhiên, một công ty không nên trì hoãn sự thay đổi cần thiết nếu có những trục trặc dai dẳng trong giao tiếp, trễ hạn, báo cáo không đầy đủ hoặc các vấn đề tuân thủ chưa được giải quyết.
Vấn đề quan trọng không chỉ đơn thuần là liệu công ty có thay đổi giữa năm hay không. Mà là liệu các bên có thể xác định được ngày chốt sổ đáng tin cậy, đối chiếu hồ sơ và phân bổ mọi nghĩa vụ còn tồn đọng bằng văn bản hay không.
Những lỗi thường gặp khi thay đổi kế toán
Các vấn đề nghiêm trọng nhất trong quá trình bàn giao thường phát sinh khi một công ty:
- Bổ nhiệm kế toán viên mới trước khi hoàn tất thủ tục chuyên môn của OCC;
- Bỏ qua các khoản phí chưa thanh toán cho bên tiền nhiệm;
- Không xem xét các điều khoản chấm dứt hợp đồng trong thỏa thuận hiện có;
- Giả định rằng kế toán viên trước đó sẽ tự động kết thúc năm tài chính;
- Chỉ chuyển các báo cáo PDF chứ không chuyển cơ sở dữ liệu kế toán gốc;
- Không thu thập được bản sao lưu SAF-T kế toán và cơ sở dữ liệu;
- Chia sẻ mật khẩu cổng thông tin cá nhân thay vì thiết lập quyền truy cập hợp lệ;
- Chấp nhận số dư đầu kỳ không có chứng từ;
- Không có được bản kiểm kê có chữ ký về các hồ sơ đã chuyển giao;
- Việc này không bao gồm các thông báo thuế và các điều chỉnh lịch sử.
Quá trình chuyển giao vội vã có thể khiến kế toán viên mới phải chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật đối với các hồ sơ chưa được nhận, kiểm tra hoặc đối chiếu.
Chuyển sang làm kế toán tại Madeira
Một công ty được thành lập ở nơi khác tại Bồ Đào Nha nói chung có thể thuê một nhà cung cấp dịch vụ kế toán có trụ sở tại Madeira, với điều kiện kế toán viên hoặc công ty kế toán đó được đăng ký hợp lệ và có thể đáp ứng các yêu cầu hoạt động của công ty.
Dành cho các doanh nghiệp hoạt động thông qua Trung tâm kinh doanh quốc tế MadeiraViệc bàn giao cũng cần đề cập đến các điều kiện cấp phép của công ty, các hoạt động đủ điều kiện, yêu cầu về nhân sự, hồ sơ đầu tư và khung thuế thu nhập doanh nghiệp giảm hiện hành. Những vấn đề này đòi hỏi sự giám sát cụ thể và không nên được coi là các bút toán kế toán thông thường.
Do đó, một công ty ở Madeira nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ kế toán quen thuộc với cả việc tuân thủ thuế chung của Bồ Đào Nha và các nghĩa vụ cụ thể của công ty theo khu vực hoặc theo quy định của MIBC.
Làm thế nào MCS các phương pháp chuyển giao kế toán
Madeira Corporate Services Tiếp cận việc thay đổi kế toán như một dự án tuân thủ có kiểm soát hơn là một việc chuyển giao hồ sơ đơn thuần.
Trước khi đảm nhận trách nhiệm, nhóm liên quan phải hoàn thành các thủ tục hội nhập và chuyên môn cần thiết, bao gồm:
- Chấp nhận khách hàng và xác minh danh tính khách hàng (KYC);
- Xem xét lại phạm vi kế toán được đề xuất;
- Liên hệ bằng văn bản với kế toán viên được chứng nhận sắp nghỉ việc;
- Xác minh các khoản phí chưa thanh toán;
- Việc ký kết thỏa thuận dịch vụ bằng văn bản;
- Tiếp nhận và kiểm kê sổ sách kế toán;
- Rà soát các nghĩa vụ thuế và lương bổng chưa thanh toán;
- Đối chiếu số liệu kế toán đầu kỳ.
Trong trường hợp hồ sơ kế toán lịch sử không đầy đủ, không nhất quán hoặc không đối chiếu được, công việc khắc phục sẽ được đánh giá riêng trước khi tiến hành. MCS Xác nhận rằng các hồ sơ này đáng tin cậy.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể thay đổi kế toán viên bất cứ lúc nào ở Bồ Đào Nha không?
Khả năng thay đổi trên thực tế phụ thuộc vào thỏa thuận dịch vụ kế toán bằng văn bản, các điều khoản về thông báo và hoàn cảnh chấm dứt hợp đồng. Quy định của OCC nêu rõ rằng hợp đồng dịch vụ độc lập nói chung phải có thời hạn tối thiểu là một năm tài chính, trừ trường hợp có lý do chính đáng hoặc thỏa thuận chung.
Kế toán mới của tôi có cần liên lạc với kế toán cũ của tôi không?
Đúng vậy. Trước khi tiếp nhận trách nhiệm, kế toán viên được chứng nhận mới phải liên hệ bằng văn bản với kế toán viên tiền nhiệm để xác minh tình hình liên quan đến phí dịch vụ, chi phí và các vấn đề liên quan khác.
Cựu kế toán viên có bao nhiêu thời gian để trả lời?
Theo Bộ Quy tắc Đạo đức của OCC, kế toán viên sắp mãn nhiệm phải thông báo cho người kế nhiệm trong vòng tối đa 15 ngày về việc các khoản tiền liên quan đã được thanh toán hay chưa và tiết lộ các trường hợp có thể ảnh hưởng đến việc chấp nhận hợp đồng.
Kế toán viên sắp nghỉ việc có cần cung cấp mẫu SAF-T kế toán không?
Trong trường hợp cần trả lại các hồ sơ kế toán liên quan và không có cơ sở hợp lệ để lưu giữ, hướng dẫn của OCC bao gồm mẫu SAF-T kế toán và các bản sao lưu cơ sở dữ liệu kế toán hỗ trợ trong số các hồ sơ kỹ thuật số cần được cung cấp.
Kế toán cũ có thể giữ lại các hóa đơn của tôi vì tôi còn nợ phí không?
Các tài liệu thuộc sở hữu của khách hàng, bao gồm hóa đơn và hợp đồng do khách hàng cung cấp cho kế toán, cần được trả lại. Quyền giữ lại tài liệu được nêu trong hướng dẫn của OCC liên quan đến sản phẩm công việc chuyên nghiệp có tính thanh khoản, đến hạn và chưa thanh toán, chứ không phải các tài liệu gốc của khách hàng.
Ai chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính hàng năm sau khi có sự thay đổi giữa năm?
Các bên phải thỏa thuận điều này bằng văn bản. Tùy thuộc vào thời điểm, các quy tắc nghề nghiệp áp dụng và các điều khoản chấm dứt hợp đồng, kế toán viên sắp nghỉ việc có thể vẫn phải chịu trách nhiệm đối với một số nghĩa vụ cuối năm trừ khi trách nhiệm đó được chuyển giao rõ ràng cho người kế nhiệm.
Cân nhắc cuối cùng
Việc chuyển đổi kế toán tại Bồ Đào Nha hoàn toàn có thể thực hiện được nếu được coi là một quá trình chuyển đổi nghề nghiệp có kế hoạch.
Các yếu tố thiết yếu bao gồm việc chấm dứt hợp đồng hợp lệ, thanh toán các khoản phí còn nợ đủ điều kiện, văn bản trao đổi giữa các kế toán viên được chứng nhận, phân bổ chính xác trách nhiệm tuân thủ, chuyển giao đầy đủ dữ liệu kế toán và báo cáo bàn giao có chữ ký.
Kế toán viên mới chỉ nên đảm nhận trách nhiệm khi hồ sơ, thông tin liên lạc chuyên nghiệp và các thỏa thuận hợp đồng đã được làm rõ. Việc bàn giao suôn sẻ sẽ bảo vệ công ty, kế toán viên cũ và kế toán viên mới, đồng thời giảm đáng kể nguy cơ bỏ sót hồ sơ, số dư không chính xác và tranh chấp về trách nhiệm.
Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và phản ánh sự hiểu biết tổng quan về khung pháp lý, quy định và chuyên môn của Bồ Đào Nha áp dụng cho việc thay thế kế toán viên được chứng nhận tại thời điểm xuất bản. Bài viết này không nhằm mục đích cấu thành, và không nên được coi là, tư vấn pháp lý, thuế, kế toán, việc làm, hợp đồng hoặc các tư vấn chuyên nghiệp khác.
Thủ tục áp dụng có thể khác nhau tùy thuộc vào các điều khoản của hợp đồng dịch vụ kế toán, thời điểm chấm dứt hợp đồng, sự tồn tại của các khoản phí dịch vụ chưa thanh toán, tình trạng của sổ sách kế toán, các nghĩa vụ thuế hoặc báo cáo đang chờ xử lý và các hoàn cảnh cụ thể của công ty và các kế toán viên được chứng nhận có liên quan.
Các điều khoản tham chiếu đến Quy chế và Bộ quy tắc đạo đức của... Giấy chứng nhận của các ContabilistasCác hướng dẫn của OCC, thủ tục thuế hoặc nghĩa vụ nghề nghiệp cần được kiểm chứng dựa trên luật, quy định và hướng dẫn chính thức có hiệu lực tại thời điểm liên quan, vì chúng có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc giải thích khác nhau bởi các cơ quan có thẩm quyền hoặc các tổ chức chuyên môn.
Không có nội dung nào trong bài viết này tạo ra mối quan hệ chuyên nghiệp, tư vấn, ủy thác hoặc hợp đồng giữa người đọc và... Madeira Corporate Servicesvà điều đó cũng không nên được hiểu là sự xác nhận rằng Madeira Corporate Services Sẽ chấp nhận một hợp đồng cụ thể hoặc chịu trách nhiệm về các sổ sách kế toán do nhà cung cấp dịch vụ khác lập. Bất kỳ hợp đồng tiềm năng nào cũng đều phải tuân theo sự chấp thuận trước đó của khách hàng, các thủ tục KYC và AML, kiểm tra xung đột lợi ích nghề nghiệp, xem xét các sổ sách kế toán, hoàn thành các thủ tục bàn giao OCC hiện hành, ký kết thỏa thuận dịch vụ bằng văn bản và xác nhận phạm vi công việc đã thỏa thuận.
Các doanh nghiệp đang cân nhắc thay đổi kế toán nên tìm kiếm lời khuyên từ một chuyên gia. Kế toán viên được chứng nhận người Bồ Đào Nha và, trong trường hợp phát sinh các vấn đề hợp đồng hoặc pháp lý, cần tham khảo ý kiến luật sư người Bồ Đào Nha có trình độ phù hợp trước khi tiến hành bất kỳ hành động nào.
Miguel Pinto-Correia có bằng Thạc sĩ về Kinh tế Quốc tế và Nghiên cứu Châu Âu của ISEG - Trường Kinh tế & Quản lý Lisbon và bằng Cử nhân Kinh tế của Trường Kinh doanh và Kinh tế Nova. Ông là thành viên thường trực của Order of the Economists (Ordem dos Economistas)… Tìm hiểu thêm
