Trong nháy mắt: Quy trình NIF Portugal dành cho người không cư trú phụ thuộc vào ba câu hỏi: nơi bạn nộp đơn (trực tiếp tại Serviço de Finanças hoặc Loja do Cidadão, hoặc từ xa thông qua người đại diện), những giấy tờ bạn cung cấp (hộ chiếu và bằng chứng địa chỉ nước ngoài), và liệu bạn có phải chỉ định người đại diện thuế theo Điều 19 của LGT hay không. Người cư trú tại các nước thứ ba nói chung phải làm vậy; việc tuân thủ các thông báo điện tử có thể giúp miễn trừ nghĩa vụ này sau đó.
NIF (Número de Identificação Tài chính(Mã số thuế Bồ Đào Nha) là mã số định danh người nộp thuế của Bồ Đào Nha, được cấp theo quy định của Nghị định số 14/2013, ngày 28 tháng 1. Đây là một dãy số gồm chín chữ số, được cấp một lần, có giá trị suốt đời và bắt buộc phải có trước hầu hết mọi hoạt động kinh tế quan trọng ở Bồ Đào Nha: mở tài khoản ngân hàng, mua hoặc thuê bất động sản, ký hợp đồng dịch vụ công cộng, nhận thu nhập, thành lập công ty, nhận thừa kế hoặc hỗ trợ đơn xin thị thực cư trú.
Người không cư trú được cấp mã số thuế cá nhân (NIF). Bản thân mã số này không làm cho bạn trở thành cư dân thuế của Bồ Đào Nha, không tự tạo ra nghĩa vụ thuế ở Bồ Đào Nha và không bắt buộc bạn phải nộp tờ khai thuế ở Bồ Đào Nha. Nơi cư trú thuế được xác định riêng theo Điều 16 của Bộ luật Thuế thu nhập cá nhân Bồ Đào Nha; NIF là một công cụ nhận dạng, không phải là tình trạng cư trú. Điều mà NIF tạo ra là việc đăng ký với cơ quan thuế. Cơ quan thuế và hải quan (AT, tức là Cơ quan Thuế và Hải quan Bồ Đào Nha), với địa chỉ đã được lưu trữ và, nếu có, một thỏa thuận đại diện về thuế, và cả hai đều phải được giữ chính xác.
Hướng dẫn này trình bày tình hình năm 2026 đối với người không cư trú: các phương thức nộp đơn, các tài liệu cần thiết, các quy tắc về đại diện thuế, chi phí và các nghĩa vụ phát sinh sau khi được chỉ định.
Ai được coi là người không cư trú cho mục đích này?
Đối với mục đích của mã số thuế cá nhân (NIF), điều quan trọng là địa chỉ được khai báo với cơ quan thuế (AT) khi đăng ký. Người nộp đơn khai báo địa chỉ nước ngoài sẽ được đăng ký là người nộp thuế không cư trú. Các tiêu chí xác định cư trú thuế (hơn 183 ngày ở Bồ Đào Nha trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào, hoặc nơi cư trú thường xuyên, theo Điều 16 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Bồ Đào Nha - CIRS) hoạt động độc lập: một người có thể giữ mã số thuế cá nhân (NIF) trong nhiều năm mà không bao giờ trở thành người cư trú thuế, và ngược lại, việc trở thành người cư trú thuế sau này đòi hỏi phải cập nhật đăng ký chứ không phải xin mã số mới.
Sự khác biệt chi phối quy trình này nằm giữa những người không cư trú nhưng có địa chỉ khai báo ở Liên minh Châu Âu, Khu vực Kinh tế châu Âu (Na Uy, Iceland, Liechtenstein), và những người không cư trú có địa chỉ khai báo ở nước thứ ba (Vương quốc Anh, Hoa Kỳ, Canada, Brazil ngoài các thỏa thuận cụ thể của CPLP, v.v.). Các quy tắc về đại diện thuế khác nhau giữa hai nhóm này.
Ba lộ trình ứng dụng
1. Trực tiếp, tại Bồ Đào Nha. Bất kỳ Serviço de Finanças (cơ quan thuế địa phương) hoặc Loja do Cidadão nào cũng chấp nhận đơn xin cấp mã số thuế cá nhân (NIF) từ các cá nhân. Người nộp đơn cần xuất trình giấy tờ tùy thân và, đối với người không cư trú, bằng chứng về địa chỉ ở nước ngoài. Việc cấp mã số thuế thường diễn ra ngay lập tức và miễn phí: mã số thuế được cấp tại quầy trên một giấy tờ xác nhận việc cấp mã số (thẻ nhựa của những năm trước không còn được cấp nữa; chỉ cần số mã số là đủ). Người cư trú ở nước ngoài cần chuẩn bị tinh thần rằng quầy giao dịch sẽ yêu cầu người đại diện thuế phải được xác minh tại thời điểm nộp đơn; người đại diện, hoặc bằng chứng về việc người đại diện được chấp thuận, phải đi kèm với đơn xin cấp mã số thuế.
2. Từ xa, thông qua người đại diện tại Bồ Đào Nha. Người không cư trú và không đến Bồ Đào Nha có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc công ty cư trú tại Bồ Đào Nha nộp đơn thay mặt họ. Đây là thủ tục thông thường đối với những người nộp đơn từ nước ngoài khi mua bất động sản, xin thị thực (D7, D8, ARI) hoặc thành lập công ty. Người đại diện nộp đơn kèm theo bản sao hộ chiếu của người nộp đơn, bằng chứng về địa chỉ ở nước ngoài và giấy ủy quyền. Madeira Corporate Services cung cấp dịch vụ này thông qua... Dịch vụ trực tuyến NIF của Bồ Đào NhaBao gồm cả thỏa thuận đại diện tài chính nếu hoàn cảnh của người nộp đơn yêu cầu. Phí dịch vụ chuyên nghiệp được áp dụng; bản thân AT không tính phí ghi nhận.
3. Thông qua một số lãnh sự quán Bồ Đào Nha. Một số lãnh sự quán chấp nhận yêu cầu NIF và chuyển tiếp chúng đến AT. Thời gian xử lý và mức độ sẵn có khác nhau tùy thuộc vào từng lãnh sự quán, và trên thực tế, con đường lãnh sự là chậm nhất trong ba con đường. Người nộp đơn đang chờ cấp visa không nên dựa vào thời gian chờ này mà không xác nhận lại quy trình của lãnh sự quán cụ thể.
Tài liệu cần thiết
Đối với cá nhân không cư trú, hồ sơ ngắn gọn nhưng mỗi yếu tố đều phải chính xác:
- Giấy tờ tùy thân: hộ chiếu (đối với công dân nước thứ ba) hoặc thẻ căn cước quốc gia (đối với công dân EU/EEA).
- Bằng chứng về địa chỉ ở nước ngoài: hóa đơn tiện ích gần đây, sao kê ngân hàng hoặc giấy tờ chính thức tương đương thể hiện tên và địa chỉ cư trú ở nước ngoài của người nộp đơn. Các tài liệu bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp hoặc tiếng Anh có thể cần được dịch thuật, tùy thuộc vào cơ quan.
- Trường hợp đơn đăng ký được thực hiện thông qua người đại diện: cần có văn bản đại diện (giấy ủy quyền hoặc cơ chế chấp nhận riêng của AT) và giấy tờ tùy thân của người đại diện.
- Đối với cư dân nước thứ ba: giấy tờ tùy thân của người đại diện thuế và bằng chứng về việc người đại diện chấp nhận bổ nhiệm.
Đại diện tài chính: quy tắc, sự miễn trừ và rủi ro
Điều khoản pháp lý quy định nghĩa vụ này là Điều 19 của Bộ luật Hoa Kỳ. Lei Geral Tributária (Luật Thuế Chung của Bồ Đào Nha – LGT). Những người không cư trú có địa chỉ đăng ký tại nước thứ ba, sở hữu mã số thuế (NIF) và có hoặc sẽ có quan hệ thuế với Bồ Đào Nha phải chỉ định một đại diện thuế cư trú trên lãnh thổ Bồ Đào Nha. Cư dân của EU và EEA không phải chịu nghĩa vụ này, mặc dù họ có thể tự nguyện chỉ định một đại diện.
Kể từ khi cải cách được giới thiệu bởi Decreto-Lei số 44/2022, de 8 de julho, và hướng dẫn thực hiện của AT (Ofício Circulado Theo Nghị định số 90057, vị thế của cư dân nước thứ ba đã được nới lỏng theo một cách cụ thể: người không cư trú tuân thủ chế độ thông báo điện tử thông qua Cổng thông tin Tài chính (Portal das Finanças) có thể được miễn duy trì người đại diện thuế, với điều kiện các trường hợp cơ bản không yêu cầu điều đó. Trên thực tế: cư dân nước thứ ba có mã số thuế (NIF) nhưng không có nghĩa vụ thuế ở Bồ Đào Nha, và nhận thông báo thuế điện tử, không cần duy trì người đại diện có trả phí vô thời hạn. Cư dân nước thứ ba sở hữu bất động sản ở Bồ Đào Nha, có thu nhập từ nguồn Bồ Đào Nha hoặc có bất kỳ mối quan hệ thuế nào khác đang hoạt động thì nên xem xét yêu cầu về người đại diện trên thực tế.
Cần lưu ý hai điểm. Thứ nhất, ở giai đoạn nộp đơn, các quầy AT thường yêu cầu người nộp đơn từ các nước thứ ba phải chỉ định người đại diện trước khi mã số NIF được cấp; việc miễn trừ thông báo điện tử có hiệu lực sau khi mã số được cấp, khi người nộp đơn đã có quyền truy cập vào cổng thông tin. Thứ hai, việc không tuân thủ không chỉ là lý thuyết: việc không chỉ định người đại diện khi được yêu cầu là một hành vi vi phạm theo Quy chế chung về vi phạm thuế (RGIT), với mức phạt được báo cáo trong khoảng từ 75 EUR đến 7,500 EUR, và việc đăng ký không chính xác có thể dẫn đến việc bỏ sót thông báo, bỏ lỡ thời hạn và các biện pháp cưỡng chế được thực hiện đối với người nộp thuế chưa bao giờ nhận được thư từ. Các con số và phạm vi hiện tại của việc miễn trừ cần được xác nhận dựa trên hướng dẫn của AT có hiệu lực tại thời điểm nộp đơn.
Chi phí và thời gian
Việc cấp mã số thuế (NIF) bởi AT là miễn phí. Khi làm thủ tục trực tiếp, mã số thường được cấp trong cùng ngày. Thông qua người đại diện, thời gian thực tế là vài ngày làm việc kể từ khi hoàn tất hồ sơ, phụ thuộc vào việc chuẩn bị văn bản đại diện chứ không phải do AT. Phí dịch vụ chuyên nghiệp cho hình thức làm việc từ xa thay đổi tùy thuộc vào thị trường; điều quan trọng là phí phải bao gồm sự rõ ràng về việc đại diện thuế liên tục có phải là một phần của dịch vụ hay là một hợp đồng riêng biệt hàng năm.
Sau khi phân bổ: các nghĩa vụ phát sinh sau đó.
NIF không phải là thủ tục chỉ cần nộp một lần rồi quên đi. Có ba điểm cần lưu ý sau đây đối với người không cư trú:
- Hãy cập nhật địa chỉ thường xuyên. Việc thay đổi địa chỉ ở nước ngoài, hoặc chuyển đến Bồ Đào Nha, phải được phản ánh trong đăng ký AT. Địa chỉ đăng ký xác định tình trạng không cư trú, việc miễn trừ thuế và nơi gửi thông báo. Khi bắt đầu cư trú tại Bồ Đào Nha (ví dụ, khi nhận được giấy phép cư trú thông qua AIMA), việc đăng ký phải được cập nhật thành địa chỉ tại Bồ Đào Nha; hồ sơ AIMA và AT được đối chiếu trong các thủ tục gia hạn và xác minh.
- Xem xét lại thỏa thuận đại diện khi hoàn cảnh thay đổi. Việc mua bất động sản, bắt đầu nhận thu nhập từ nguồn Bồ Đào Nha, hoặc rời khỏi EU/EEA đến một quốc gia thứ ba đều làm thay đổi phân tích LGT theo Điều 19.
- Kích hoạt quyền truy cập cổng thông tin. Mật khẩu truy cập của Portal das Finanças (senha de acesso) được yêu cầu trực tuyến sau khi đăng ký và được gửi đến địa chỉ đã đăng ký. Nếu không có mật khẩu này, người nộp thuế không thể nhận thông báo điện tử, xem tình trạng thuế hoặc tuân thủ thời hạn.
Các câu hỏi thường gặp
Mã số thuế cá nhân (NIF) có giúp tôi trở thành cư dân thuế của Bồ Đào Nha không? Không. Nơi cư trú thuế được xác định theo Điều 16 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (CIRS) (kiểm tra theo số ngày cư trú và nơi thường trú). Mã số thuế (NIF) có địa chỉ đăng ký ở nước ngoài được coi là đăng ký không cư trú.
Tôi có cần mã số NIF trước khi nộp đơn xin visa D7, D8 hoặc Golden Visa không? Trên thực tế, đúng vậy. Hồ sơ xin visa thường yêu cầu bằng chứng về tài khoản ngân hàng Bồ Đào Nha và, thường xuyên hơn, giấy tờ chứng minh chỗ ở, và cả hai đều không thể có được nếu không có mã số thuế cá nhân (NIF). NIF là tài liệu đầu tiên trong quy trình định cư.
Tôi có thể lấy mã số NIF mà không cần đến Bồ Đào Nha không? Vâng, thông qua một người đại diện tại Bồ Đào Nha hành động theo giấy ủy quyền. Đây là cách làm việc từ xa thông thường.
Công dân EU có cần một đại diện về tài chính không? Không, nghĩa vụ này không áp dụng cho cư dân của EU hoặc EEA. Việc bổ nhiệm vẫn có thể thực hiện trên cơ sở tự nguyện.
Tôi là công dân Anh hoặc Mỹ. Tôi có thể tránh phải trả phí cho dịch vụ tư vấn tài chính thường xuyên không? Có thể, nếu bạn không có nghĩa vụ nộp thuế tại Bồ Đào Nha và tuân thủ việc thông báo điện tử thông qua Cổng thông tin tài chính (Portal das Finanças). Trường hợp bạn sở hữu bất động sản hoặc nhận thu nhập tại Bồ Đào Nha, yêu cầu về người đại diện có thể sẽ được áp dụng. Tình hình cụ thể sẽ được xác nhận từng trường hợp.
NIF có giá bao nhiêu? Việc ghi nhận tác giả là miễn phí. Chi phí chỉ phát sinh khi có người đại diện được thuê cho tuyến đường từ xa hoặc cho việc đại diện liên tục.
Mã số NIF có hết hạn không? Không. Số này chỉ được cấp một lần và có hiệu lực suốt đời. Chỉ có thông tin đăng ký (địa chỉ, người đại diện, tình trạng cư trú) là thay đổi.
Bài học thực tế
- Mã số thuế cá nhân (NIF) là bước đầu tiên trong bất kỳ dự án định cư, đầu tư hoặc bất động sản nào tại Bồ Đào Nha; hãy lấy mã số này trước khi mở tài khoản ngân hàng, chứ không phải sau đó.
- Người không cư trú có thể nộp đơn trực tiếp, thông qua người đại diện, hoặc (cần thận trọng) thông qua lãnh sự quán; việc xác nhận nộp đơn trực tiếp được thực hiện ngay lập tức và miễn phí.
- Cư dân nước thứ ba nên dự trù kinh phí cho việc đại diện tài chính ngay từ giai đoạn nộp đơn và đánh giá việc miễn giảm thông báo điện tử sau đó.
- Địa chỉ đăng ký dùng để nhận thông báo và cập nhật trạng thái; hãy luôn cập nhật địa chỉ này, kể cả khi bạn chuyển đến Bồ Đào Nha sau này.
- Số này không bao giờ hết hạn; việc bảo trì chỉ cần thiết đối với các giấy tờ đăng ký kèm theo.
Ở đâu MCS có thể hỗ trợ
Madeira Corporate Services hỗ trợ người không cư trú trong việc phân bổ NIF thông qua Dịch vụ trực tuyến NIF của Bồ Đào NhaBao gồm việc chuẩn bị văn bản đại diện, bổ nhiệm người đại diện thuế theo quy định tại Điều 19 của Luật Thuế thu nhập (LGT), kích hoạt quyền truy cập Cổng thông tin Tài chính (Portal das Finanças) và thông báo điện tử, và việc cập nhật đăng ký sau đó khi chuyển đến Bồ Đào Nha hoặc Madeira. Chúng tôi có thể hỗ trợ, tùy thuộc vào việc xác minh danh tính người nộp đơn và nhận được các tài liệu hỗ trợ được mô tả ở trên. Đối với khách hàng tiến hành thủ tục cư trú, mua bất động sản hoặc thành lập công ty, việc đăng ký mã số thuế (NIF) thường là bước đầu tiên trong một quy trình rộng hơn được xác định trước.
Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Các điều khoản pháp luật được trích dẫn, bao gồm Nghị định số 14/2013, Điều 19 của Luật Thuế và Nghị định số 44/2022, có thể được sửa đổi, và thực tiễn quản lý tại các cơ quan thuế và lãnh sự quán có thể khác nhau. Mức phạt và phạm vi miễn trừ thông báo điện tử cần được xác nhận dựa trên luật pháp và hướng dẫn của cơ quan thuế có hiệu lực tại thời điểm nộp đơn. Trước khi thực hiện bất kỳ vấn đề nào được mô tả ở trên, bạn nên tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp dựa trên hoàn cảnh cụ thể của mình. Madeira Corporate Services Chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ hành động nào được thực hiện hoặc không được thực hiện dựa trên bài viết này.
Miguel Pinto-Correia có bằng Thạc sĩ về Kinh tế Quốc tế và Nghiên cứu Châu Âu của ISEG - Trường Kinh tế & Quản lý Lisbon và bằng Cử nhân Kinh tế của Trường Kinh doanh và Kinh tế Nova. Ông là thành viên thường trực của Order of the Economists (Ordem dos Economistas)… Tìm hiểu thêm
