Jak zdalnie zatrudnić certyfikowanego księgowego w Portugalii

W skrócie

Możesz zatrudnić certyfikowanego księgowego w Portugalii zdalnie, bez konieczności podróżowania do kraju. Zagraniczna firma lub osoba fizyczna uzyskuje portugalski numer identyfikacji podatkowej, aktywuje podpis cyfrowy i przyznaje księgowemu delegowany dostęp do portalu podatkowego, dzięki czemu całe zlecenie odbywa się online. Księgowy musi być certyfikowanym księgowym (Contabilista Certificado) zarejestrowanym w Ordem dos Contabilistas Certificados, ponieważ rejestracja ta stanowi podstawę prawną do zawarcia umowy.

Dlaczego posiadanie certyfikowanego księgowego jest wymogiem prawnym, a nie udogodnieniem

W Portugalii rola ta jest zarezerwowana. Spółka działająca w ramach zorganizowanej księgowości (contabilidade organizada) musi wyznaczyć Certyfikat zgodności (CC) zarejestrowana w Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC), publiczny organ zawodowy akredytujący i nadzorujący ten zawód. Deklaracja podatku dochodowego od osób prawnych (Modelo 22), coroczna Informação Empresarial Simplificada (IES) oraz deklaracje podatku u źródła są ważne tylko wtedy, gdy zarejestrowana spółka CC jest zidentyfikowana w systemie. Portal das Finanças jako osoba odpowiedzialna. Podpis nie jest formalnością: to czynność, która nadaje zgłoszeniu skutek prawny.

To właśnie ta kwestia najczęściej zaskakuje zagranicznych założycieli. W kilku jurysdykcjach dyrektor może składać sprawozdania finansowe bezpośrednio lub korzystać z usług dowolnego księgowego. W Portugalii prawo nakłada na odpowiedzialność za pośrednictwem regulowanego specjalisty, a administracja podatkowa nie przyjmie podstawowych rocznych zeznań od podmiotu działającego w ramach zorganizowanej księgowości bez takiego specjalisty. Zaangażowanie CC jest zatem warunkiem zgodności z przepisami, a nie opcjonalną efektywnością.

Kto potrzebuje Contabilista Certificado

Wymagania te wynikają z zasad rachunkowości, a nie z abstrakcyjnej wielkości przedsiębiorstwa.

Wszystkie spółki handlowe działają w ramach zorganizowanej księgowości od momentu ich założenia: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Lda.), jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Unipessoal Zarówno spółki akcyjne (Lda.), jak i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (SA) potrzebują CC od samego początku. Jednoosobowi przedsiębiorcy (empresário em nome individual) podlegają temu wymogowi, gdy prowadzą zorganizowaną księgowość, niezależnie od tego, czy chodzi o obroty, czy o wybór. Osoba samozatrudniona w ramach uproszczonego systemu (regime simplificado), której obroty nie przekraczają ustawowego progu, zazwyczaj nie ma obowiązku ustanowienia CC, choć wiele osób decyduje się na to, aby prawidłowo rozliczać VAT i fakturować.

Dla większości czytelników tego artykułu, niezależnie od tego, czy są to firmy zagraniczne z Portugalii czy z Madery, odpowiedź jest jednoznaczna: umowa CC jest obowiązkowa.

Czy można zatrudnić certyfikowanego księgowego w Portugalii zdalnie?

Tak. Portugalski system podatkowy i księgowy jest teraz w dużej mierze cyfrowy, a osoba niebędąca rezydentem może załatwić całą sprawę online. Trzy elementy infrastruktury umożliwiają to.

Po pierwsze, portugalski numer podatkowy (NIF). Nierezydent otrzymuje NIF, w razie potrzeby wyznaczając przedstawiciela podatkowego, który jest identyfikatorem na każdym kolejnym etapie.

Po drugie, Chave Móvel Digital (CMD), państwowy podpis cyfrowy. Od 2023 roku osoby posiadające NIF spoza USA mogą aktywować CMD, który umożliwia zdalne podpisywanie dokumentów z taką samą mocą prawną jak uznany podpis odręczny i jest podstawowym uwierzytelnieniem dla Portalu Finansów i portalu ubezpieczeń społecznych.

Po trzecie, delegowany dostęp do portalu. Podatnik może upoważnić

CC w Portalu Finansów jako odpowiedzialny księgowy, który umożliwia profesjonaliście bezpośrednie ewidencjonowanie, konsultowanie i zarządzanie zobowiązaniami podmiotu. Sama rejestracja spółki może być przeprowadzona zdalnie na podstawie pełnomocnictwa, więc założyciel, który nigdy nie pojawił się w Portugalii, nadal może prowadzić w pełni zgodną z przepisami firmę, wspieraną przez księgowego.

Zaangażowanie zdalne krok po kroku

Poniższa sekwencja przedstawia praktyczną ścieżkę od pierwszego kontaktu do regularnej, miesięcznej obsługi.

1. Uzyskaj NIF dla firmy oraz, w stosownych przypadkach, dla rzeczywistego właściciela lub dyrektora, wyznaczając przedstawiciela podatkowego, jeśli wymaga tego prawo.
2. Aktywuj Chave Móvel Digital dla osób, które będą składać podpisy, dzięki czemu dokumenty i zgłoszenia będzie można autoryzować zdalnie.
3. Uzgodnij na piśmie zakres zlecenia i wynagrodzenie: miesięczną księgowość, listę płac, VAT, sprawozdania roczne, zeznania podatkowe i wszelkie usługi doradcze.
4. Przyznaj Contabilista Certificado delegowany dostęp do Portal das Finanças i zarejestruj profesjonalistę jako osobę odpowiedzialną za podmiot.
5. Przekazanie pozycji początkowej: poprzednich kont, plików księgowych SAF-T, umów, dostępu do banku w celu dokonania uzgodnień oraz konfiguracji fakturowania.
6. Ustaw cykliczny kalendarz tak, aby deklaracje VAT, potrącenia, listy płac i cykl roczny były składane na czas, bez konieczności przypominania.

Każdy krok można wykonać z zagranicy. Żadna z czynności z listy nie wymaga fizycznej obecności w Portugalii.

Co księgowy faktycznie dla Ciebie składa

W przypadku umowy CC nie chodzi tylko o roczne sprawozdanie finansowe. Regularne zobowiązania to klucz do osiągnięcia lub poniesienia straty.

Księgowy prowadzi uporządkowane księgi rachunkowe oraz plik JPK (JPG), obowiązkowy od 2025 roku, a od 2026 roku wykorzystywany przez urząd skarbowy do wstępnego wypełniania części deklaracji podatkowej (IES). Okresowe deklaracje VAT są składane co miesiąc lub kwartał, w zależności od obrotów, w oparciu o system fakturowania e-Fatura. Deklaracje płacowe oraz związane z nimi deklaracje ubezpieczeń społecznych i potrąceń są składane co miesiąc. Cykl roczny obejmuje deklarację podatkową Modelo 22 i IES, jednorazową deklarację roczną, która jest jednocześnie obsługiwana przez urząd skarbowy, rejestr handlowy, Bank Portugalii i urząd statystyczny. Podsumowania potrąceń, takie jak Modelo 10, zamykają rok.

Firma z kapitałem zagranicznym potrzebuje również prawidłowego rozwiązania kwestii transgranicznych: ulgi w ramach umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w ramach Modelo 21-RFI oraz Modelo 30 w zakresie raportowania płatności na rzecz nierezydentów, tam gdzie ma to zastosowanie. Możemy pomóc, po przeprowadzeniu analizy działalności podmiotu i przepływów płatności.

Co należy zweryfikować przed podjęciem współpracy

Zdalne zaangażowanie opiera się na zaufaniu, dlatego kontrole mają większe, a nie mniejsze znaczenie.

Potwierdź, że specjalista jest certyfikowanym księgowym (Contabilista Certificado) i ma dobrą reputację w OCC, a nie jest księgowym, używającym tego tytułu luźno. Potwierdź zakres na piśmie, ponieważ „rachunkowość” może oznaczać wyłącznie prowadzenie ksiąg rachunkowych lub pełną obsługę obejmującą płace, rozliczenia podatkowe i doradztwo. Potwierdź podstawę wynagrodzenia i okoliczności, które powodują naliczanie dodatkowych opłat. Potwierdź język roboczy, ponieważ dokumenty są po portugalsku, ale relacja z klientem może być prowadzona po angielsku. Potwierdź, jak firma obsługuje przyszłe przekazanie, aby zlecenie nie było drzwiami jednokierunkowymi. Firma, która jasno określi te kwestie na początku, to firma, która dobrze obsłuży klienta spoza rezydentury na odległość.

Wymiar Madeira i MIBC

Dla firmy z Madeira International Business Centre (MIBC) biegły rewident jest podwójnie ważny. Obniżona stawka podatku dochodowego od osób prawnych w wysokości 5% jest uzależniona od istoty ekonomicznej, w tym progów tworzenia miejsc pracy lub minimalnej inwestycji w środki trwałe, a uzasadnienie tych warunków odbywa się w księgach rachunkowych. Biegły rewident to osoba, która rejestruje i dokumentuje istotę, od której zależy system, obok standardowego kalendarza zgodności.

W 2026 roku czas ma znaczenie. Nowe licencje MIBC są wydawane do 31 grudnia 2026 roku, a firma, która uzyska licencję do tego dnia, może korzystać z systemu do 2033 roku. Założyciel planujący utworzenie struktury na Maderze powinien uwzględnić czas na rejestrację, uzyskanie licencji i otwarcie rachunku bankowego, a także powinien od samego początku dysponować działem księgowości, a nie jedynie go modernizować. Możemy pomóc zarówno w rejestracji, jak i w prowadzeniu księgowości certyfikowanej, po uprzednim sprawdzeniu planowanego planu działalności i jej istoty.

Praktyczne wnioski

1. Rejestracja Contabilista Certificado w OCC jest obowiązkowa dla każdej spółki prowadzącej działalność w ramach zorganizowanej księgowości, a podstawowe sprawozdania roczne są bez niej nieważne.
2. Wizytę można umówić całkowicie zdalnie, na podstawie NIF, Chave Móvel Digital i delegowanego dostępu do Portalu Finanças.
3. Posiadacze NIF spoza kraju mogą aktywować Chave Móvel Digital od 2023 r., co sprawia, że ​​zdalne podpisywanie jest prawnie uzasadnione.
4. Wartość zaangażowania przejawia się w cyklicznym kalendarzu (VAT, listy płac, JPK_VAT, IES, Modelo 22), a nie tylko w rocznym sprawozdaniu.
5. Przed podpisaniem umowy sprawdź rejestrację OCC, zakres, opłaty, język i warunki przekazania.
6. W przypadku spółki MIBC księgowy dokumentuje również warunki merytoryczne, od których zależy stawka 5%, a nowe licencje są ważne tylko do 31 grudnia 2026 r.

Gdzie MCS może pomóc

Madeira Corporate Services jest certyfikowaną firmą księgowo-usługową z siedzibą na Maderze, zajmującą się obsługą klientów międzynarodowych, którzy prowadzą spółki z Portugalii i Madery za granicą. Nasz zespół członkowie mogą się zarejestrować jako Certyfikat zgodności, skonfiguruj zdalne zaangażowanie od początku do końca i skoordynuj księgowość z rejestrem spółki oraz stanowiskiem MIBC, tam gdzie to stosowne. Możemy pomóc, po przeanalizowaniu Państwa struktury i zobowiązań.

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Czy mogę zatrudnić certyfikowanego księgowego w Portugalii zdalnie, jeśli nigdy nie odwiedzę tego kraju? Tak. Posiadając portugalski numer identyfikacji podatkowej, Chave Móvel Digital i delegowany dostęp do Portalu Finansów, umówienie wizyty i bieżąca obsługa przebiegają całkowicie online. Rejestracja spółki może również odbyć się zdalnie, na podstawie pełnomocnictwa.

Czy posiadanie biegłego księgowego jest prawnie wymagane w mojej portugalskiej firmie? Tak, jeśli spółka prowadzi zorganizowaną księgowość, co dotyczy wszystkich spółek handlowych od momentu ich rejestracji. Deklaracja podatkowa CIT i IES są ważne tylko po uzyskaniu wpisu do rejestru Contabilista Certificado na portalu podatkowym.

Jaka jest różnica między Contabilista Certificado a księgowym? Certyfikowany Księgowy to regulowany specjalista zarejestrowany w Ordem dos Contabilistas Certificados, upoważniony do podpisywania i składania wymaganych deklaracji podatkowych. Księgowy rejestruje transakcje, ale nie może ich weryfikować.

Czy potrzebuję Chave Móvel Digital, aby móc współpracować z księgowym zdalnie? Jest to praktyczne poświadczenie umożliwiające zdalne podpisywanie dokumentów i autoryzowanie zgłoszeń z zachowaniem ważności prawnej, a także dostęp do portali podatkowych i ubezpieczeń społecznych. Osoby posiadające NIF spoza kraju mogą je aktywować od 2023 roku.

Co księgowy składa w ciągu roku, a nie tylko raz w roku? Okresowe deklaracje VAT (miesięczne lub kwartalne), listy płac oraz związane z nimi deklaracje ubezpieczeń społecznych i potrąceń, plik księgowy JPK_T oraz na koniec roku Modelo 22 i IES.

Jak sprawdzić, czy księgowy rzeczywiście posiada certyfikat? Potwierdź, że dana osoba jest zarejestrowana w OCC i cieszy się dobrą reputacją, a także że zostanie wskazana jako odpowiedzialny Contabilista Certificado na Portalu Finanças dla Twojej jednostki.

Czy spółka z Madery (MIBC) potrzebuje również certyfikowanego księgowego? Tak, a rola ta jest wzmocniona: księgowy prowadzi księgi rachunkowe, które dokumentują warunki ekonomicznej istoty działalności, od których zależy obniżona stawka podatku dochodowego od osób prawnych wynosząca 5%.