Смяната на счетоводителите би трябвало да подобри финансовото отчитане на бизнеса, спазването на данъчните изисквания и достъпа до управленска информация. Неадекватно планираният преход обаче може вместо това да доведе до липсващи записи, дублиране на документи, неясни отговорности и евентуални санкции.
В Португалия процесът се регулира и от професионални правила, приложими за contabilista certificado, или сертифициран счетоводител. Новият счетоводител не може просто да поеме счетоводния файл, без първо да е завършил необходимата професионална комуникация с напускащия счетоводител.
Това ръководство обяснява как да смените счетоводителя в Португалия, като същевременно запазите счетоводната приемственост и спазвате правилата на... Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC, т.е. Португалската гилдия на счетоводителите)и гарантиране, че между двама доставчици на услуги не попадат задължения за данъци, заплати или отчетност.
Как се сменя счетоводител в Португалия?
За да смени счетоводителя си в Португалия, фирмата трябва:
- Прегледайте и прекратете правилно съществуващия писмен ангажимент.
- Съгласете се за ефективна дата на предаване.
- Уредете всички ликвидни разходи и дължими професионални хонорари.
- Позволете на встъпващия в длъжност сертифициран счетоводител да се свърже писмено с напускащия счетоводител.
- Разпределете отговорността за непогасените данъчни декларации и работата в края на годината.
- Подпишете нов писмен договор за счетоводни услуги.
- Прехвърлете пълните счетоводни, данъчни и ведомости за заплати.
- Подпишете подробен протокол за предаване или получаване.
- Актуализирайте записи за професионална отговорност и електронни разрешения.
- Съгласувайте началните салда и календара за съответствие веднага след прехвърлянето.
Процесът трябва да бъде координиран, преди новият счетоводител официално да поеме отговорност.
Защо смяната на счетоводителите в Португалия не е просто административно решение
Португалските компании с организирано счетоводство трябва да водят счетоводните си записи и съответните данъчни декларации под отговорността на сертифициран счетоводител.
Следователно взаимоотношенията не се ограничават до споразумение за търговски услуги. Сертифицираните счетоводители са обект на законови и деонтологични задължения, свързани с професионалната независимост, техническата отговорност, поверителността, сътрудничеството и лоялността между колегите.
Съгласно член 74 от Устава на OCC, встъпващият в длъжност счетоводител е длъжен да се свърже с напускащия счетоводител. писмено, преди да поемете отговорностВстъпващият в длъжност професионалист трябва също така да провери дали таксите, разходите и заплатите, свързани със счетоводните услуги, са платени. Когато встъпващият в длъжност счетоводител узнае за дългове към предишния счетоводител или за многократно неспазване на законовите изисквания от страна на клиента, той не следва да поема отговорност за счетоводството.
Етичният кодекс на OCC подсилва тази процедура. Напускащият счетоводител обикновено трябва да отговори в рамките на 15 дни, като потвърди дали съответните суми са платени и съобщи всички обстоятелства, които могат да повлияят на решението на встъпващия счетоводител да приеме ангажимента. Ако свързването с напускащия счетоводител се окаже невъзможно, встъпващият счетоводител трябва да информира OCC.
Поради тази причина даден бизнес не може да поиска от новия си счетоводител да „поеме незабавно“, докато оставя прекратяването на договора, неплатените фактури и документацията по предаването нерешени.
Контролен списък за чисто предаване
1. Прегледайте текущото споразумение за счетоводни услуги
Започнете с писмения ангажимент, сключен с настоящия счетоводител или счетоводна фирма.
Договорът трябва да посочва неговата продължителност, дата на влизане в сила, обхват на услугите, процедурите за предоставяне на документи, професионалните хонорари и условията за плащане. Португалските професионални правила изискват споразуменията за счетоводни услуги да бъдат сключени в писмена форма. Етичният кодекс на OCC също така предвижда, че за независими счетоводни услуги споразумението по принцип трябва да обхваща поне една финансова година, освен ако не бъде прекратено по основателна причина или по взаимно съгласие.
Проверете конкретно:
- Срокът на предизвестие;
- Приетите методи за подаване на уведомление;
- Предложената дата на прекратяване;
- Всякакви разпоредби относно приключването на годината;
- Допълнителни такси за предаване или приключване на работата;
- Неизплатени такси и разходи;
- Собствеността и връщането на физически и цифрови записи.
Клиентът не трябва да приема, че неофициален имейл автоматично води до незабавно и правно валидно прекратяване на договора.
2. Определете точна крайна дата
Напускащите и встъпващите в длъжност счетоводители трябва да работят от ясно документирана дата на влизане в сила.
Неясни договорености като „новият счетоводител ще започне следващия месец“ създават несигурност относно това кой е отговорен за декларациите за ДДС, обработката на заплатите, декларациите за данък при източника, годишните отчети и подаването на декларации за корпоративен данък.
Подходящият приемо-предавателен протокол трябва да посочва например:
Напускащият счетоводител остава отговорен за транзакциите и задълженията, свързани с периоди, завършващи на или преди 30 септември. Встъпващият счетоводител поема отговорност за счетоводните периоди, започващи на 1 октомври, при условие че е завършено професионалното предаване и салдото е потвърдено.
Крайният срок трябва да бъде съобразен с периодичността на ДДС на компанията, цикъла на заплатите, финансовата година и всички предстоящи законоустановени крайни срокове.
Когато е възможно, направете промяната в края на месеца или тримесечието. Прехвърляне в средата на периода може да се извърши, но това изисква по-подробно съгласуване.
3. Справете се с неплатените професионални хонорари преди поглъщането
Статусът на плащанията на напускащия счетоводител не е личен въпрос, който може просто да бъде игнориран от входящия професионалист.
Преди да приеме ангажимента, новият сертифициран счетоводител трябва да се свърже писмено с предишния счетоводител и да се увери дали не са платени такси, разходи или съответните заплати. Неспазването на това професионално задължение може да изложи новия счетоводител или счетоводна фирма на отговорност за ликвидни и дължими суми на предшественика.
Съответно, клиентът следва да поиска:
- Окончателно извлечение от сметката;
- Идентифициране на всички оспорени и безспорни суми;
- Копия на неплатени фактури;
- Потвърждение за плащане след извършване на плащането;
- Писмено изяснение на всеки действителен спор относно таксата.
Неразрешеното разногласие не трябва да се прикрива като завършено предаване. Когато дадена сума е наистина оспорвана, страните трябва да документират естеството на спора и да получат подходящ съвет, вместо да очакват новият счетоводител да го пренебрегне.
4. Позволете на счетоводителите да завършат процедурата за лоялност на OCC
Професионалната комуникация трябва да се осъществява директно между входящите и напускащите сертифицирани счетоводители.
Този контакт трябва да бъде в писмена форма и обикновено трябва да обхваща:
- Потвърждение, че напускащият счетоводител е бил отговорен за счетоводството;
- Планираната дата на влизане в сила на промяната;
- Наличието или липсата на неплатени такси;
- Състоянието на счетоводните записи;
- Липсваща информация или нерешени проблеми със съответствието;
- Предстоящи данъчни проверки, уведомления или корекции;
- Разпределението на отговорностите за подаване в края на годината и неизпълнените задължения.
Напускащият счетоводител е длъжен да сътрудничи на наследника си, като предостави съответните елементи и поискани обяснения. Правилата на OCC третират това сътрудничество като реципрочно професионално задължение, а не като незадължителна учтивост.
Клиентът трябва да разреши обмена на информация, когато е необходимо, и да избягва възпрепятстването на директната комуникация между двамата професионалисти.
5. Решете кой попълва непогасените декларации и годишните отчети
Един от най-честите неуспехи при предаването е липсата на писмена матрица на отговорностите.
Страните трябва да определят кой ще изпълни всяко неизпълнено задължение, включително:
- Периодични декларации за ДДС;
- Обобщаващи отчети;
- Декларации за данък при източника;
- Месечно отчитане на заплати и социално осигуряване;
- Годишни отчети за заплати и данъци;
- Годишна данъчна декларация за корпоративен данък;
- Informação Empresarial Simplificada;
- Финансови отчети и документация за одобрение от акционерите;
- Корекции на предходни отчетни периоди;
- Отговори на висящи данъчни известия.
Необходимо е особено внимание, когато промяната настъпи близо до края на финансовата година. Съгласно Устава на OCC, сертифициран счетоводител не може, без основателна причина, призната от OCC, да откаже да подпише съответните данъчни декларации, финансови отчети и приложения, когато остават по-малко от три месеца до края на съответната финансова година.
Указанията на OCC също така посочват, че при определени сценарии на прекратяване, настъпващи през последните три месеца на финансовата година, напускащият счетоводител може да остане отговорен за завършването на работата в края на годината, освен ако писмено споразумение изрично не прехвърли това задължение на встъпващия в длъжност счетоводител.
Следователно матрицата на отговорностите трябва да бъде подписана или изрично приета от компанията и двамата доставчици на услуги.
6. Изпълнете новия писмен ангажимент преди началото на услугите
Встъпващият в длъжност счетоводител не трябва да работи по неформални или неопределени условия.
Новото споразумение трябва ясно да посочва:
- Услугите, включени в месечната такса;
- Услугите се таксуват отделно;
- Началната дата;
- Срокове за предаване на документи;
- Отговорности по изплащане на заплати;
- Отговорности за спазване на данъчното законодателство;
- Отговорност за отчетите, изготвени от предшественика;
- Третирането на историческите корекции;
- Процедури за одобрение от страна на клиента;
- Комуникационни канали;
- Разпоредби за прекратяване;
- Споразумения за защита на данните и поверителност.
Етичният кодекс на OCC изисква писмени договори и предвижда тяхното съобщаване на OCC в рамките на приложимия период и преди започване на изпълнението на запазени професионални функции.
Встъпващият в длъжност счетоводител трябва също така да попълни съответната регистрация за професионална отговорност. Съгласно Устава на OCC, сертифицираните счетоводители съобщават на OCC субектите, за които са отговорни, която предава тази информация на Португалската данъчна и митническа администрация и други съответни публични органи.
7. Прехвърлете целия счетоводен файл
Чистото счетоводно предаване е много по-широкообхватно от предоставянето на пробен баланс.
Пакетът за предаване обикновено трябва да включва:
Основни счетоводни записи
- Сметкоплан;
- Главна книга;
- Пробни баланси, включително подробни баланси с трети страни;
- Отваряне и затваряне на дневници;
- Банкови съгласувания;
- Извлечения от сметки на клиенти и доставчици;
- Начисления и отсрочки;
- Съгласуване на заеми и сметки между акционери;
- Регистър на дълготрайните активи и амортизационни графици;
- Инвентарни записи;
- Валутни разчети;
- Провизии и изчисления на обезценка.
Данъчни регистри
- Подадени данъчни декларации и подадени разписки;
- ДДС регистри и сверки;
- Данни за удържане на данък при източника;
- Изчисления на корпоративен данък;
- Графици за данъчни загуби;
- Изчисления на отсрочени данъци, където е приложимо;
- Данъчни оценки, известия и кореспонденция;
- Планове за плащане и непогасени данъчни задължения;
- Информация за предстоящи проверки, възражения или корекции.
Записи за заплати
- Основни данни за служителите;
- Трудови договори и изменения;
- Месечни отчети за заплати;
- Записи за надбавки за отпуск и Коледа;
- Политики за разходи и обезщетения;
- Декларации за социално осигуряване;
- Подаване на данъчни декларации за заплати;
- Записи за отсъствия, отпуски и извънреден труд;
- Неизплатени обезщетения на служители или ръководство.
Цифрови счетоводни данни
- Счетоводен SAF-T файл;
- Архивиране на база данни;
- Експортиране на файлове от счетоводния софтуер;
- Архив с подкрепящи документи;
- Одитна следа и списъци с дневници;
- Индекси за управление на документи;
- Съответни електронни сертификати и лицензи.
OCC счита, че счетоводната информация, подлежаща на законово архивиране, следва да се предоставя във физическа или цифрова форма, включително счетоводния SAF-T и резервни копия на основната счетоводна база данни, когато е приложимо.
8. Разграничавайте документите, собственост на клиента, от работния продукт на счетоводителя
Неплатените такси не дават на напускащия счетоводител неограничено право да задържи всичко.
Документите, първоначално предоставени от клиента, като фактури, договори и други подкрепящи документи, остават собственост на клиента и трябва да бъдат върнати. Указанията на OCC ги разграничават от документи, произтичащи от собствената професионална работа на счетоводителя, като например счетоводни книги, пробни баланси, финансови отчети и данъчни декларации.
Когато професионалните хонорари са ликвидни, дължими и неплатени, практическото ръководство на OCC показва, че работният продукт, свързан с неплатения период, може при определени обстоятелства да бъде запазен. Въпреки това, оригиналните документи, собственост на клиента, трябва да бъдат върнати.
Това разграничение е важно. Нито клиентът, нито напускащият счетоводител трябва да описват целия счетоводен архив като един неделим файл.
Най-безопасният подход е да се идентифицират поотделно:
- Оригинална клиентска документация;
- Законово изисквани счетоводни архиви;
- Професионален работен продукт;
- Архивиране на софтуер и експортиране на файлове;
- Временно съхранявани записи за довършване на договорено предстоящо подаване.
9. Подпишете подробен протокол за предаване
Етичният кодекс на OCC позволява максимален срок от 60 дни след прекратяване на трудовия договор за предаване на книгите и документите, съхранявани от напускащия счетоводител. Подписана разписка или протокол за предаване трябва да идентифицират предадените записи.
60-дневният период е максимален, а не препоръчителна оперативна цел. Когато наближават крайни срокове за заплати, ДДС или други, изчакването до края на този период може да създаде съществен риск от неспазване на изискванията.
В протокола за предаване трябва да се посочва:
- Датата и начинът на доставка;
- Всеки обхванат отчетен период;
- Прехвърлените физически файлове;
- Прехвърлените цифрови файлове;
- Форматът на счетоводен софтуер;
- Датата на последната обработена транзакция;
- Най-скорошно банково съгласуване;
- Незавършени документи;
- Липсваща документация;
- Временно съхранявани записи и причината;
- Самоличността и подписът на получателя.
Описания като „документи от 2019–2025 г.“ са недостатъчни. Инвентаризацията трябва да посочва действително предоставените книги, файлове, папки, резервни копия и отчети.
OCC предоставя примерни формуляри за получаване и предоставяне на счетоводна документация, които могат да бъдат адаптирани към обстоятелствата на компанията.
10. Извършете диагностичен преглед след предаването
Встъпващият в длъжност счетоводител не трябва да третира заключителния пробен баланс на предшественика си като автоматично пълен или правилен.
Преди да обработи първия отчетен период, новият счетоводител трябва да провери:
- Дали началните салда съответстват на последните одобрени отчети;
- Дали данъчните декларации съответстват на счетоводната книга;
- Дали банковите сметки са били съгласувани;
- Дали салдата по клиенти и доставчици са обосновани;
- Дали задълженията за заплати съответстват на подадените декларации;
- Дали дълготрайните активи и амортизацията са завършени;
- Дали заемите и текущите сметки на акционерите са правилно класифицирани;
- Дали пренесеният ДДС съответства на данните на данъчната администрация;
- Дали данъчните задължения или известията остават непогасени;
- Дали са налични всички законово изисквани електронни файлове.
Историческите проблеми трябва да бъдат документирани в доклад за внедряване. Всяка коригираща работа трябва да бъде обхваната и ценообразувана отделно от обикновеното месечно счетоводство.
Може ли счетоводител да откаже да предостави документите на компанията?
Обикновено счетоводителят не може да задържи оригинални документи, собственост на клиента, само защото таксите остават неплатени. Фактури, договори и други документи, предоставени от клиента, остават собственост на клиента.
Въпреки това, насоките на OCC признават разграничение между тези записи и работата, извършена от счетоводителя. Когато хонорарите са ликвидни, дължими и неплатени, определен счетоводен продукт, свързан с неплатения период, може да бъде запазен. В същото време, постъпващият счетоводител е обект на професионални ограничения при приемане на ангажимента, докато отговарящите на условията задължения към напускащия счетоводител остават непогасени.
Следователно споровете следва да бъдат разгледани преди планираната дата на поглъщане.
Колко време отнема смяната на счетоводители в Португалия?
Лесен трансфер може да бъде организиран в рамките на няколко седмици, при условие че:
- Съществуващото споразумение е прекратено правилно;
- Таксите са уредени;
- Напускащият счетоводител реагира своевременно;
- Счетоводните записи са актуални;
- Не са установени съществени несъответствия.
Два срока на OCC са особено важни:
- Напускащият счетоводител обикновено трябва да отговори на професионалната комуникация на встъпващия счетоводител в рамките на 15 дни.
- Книгите и документите, съхранявани от напускащия счетоводител, трябва да бъдат доставени в рамките на максимум 60 дни след прекратяване, придружено от подробна подписана разписка или протокол за предаване.
Въпреки това срокът на договорното предизвестие може да бъде по-дълъг, а отговорностите в края на годината могат да продължат и след датата на оперативното прехвърляне.
Кога е най-подходящото време за смяна на счетоводител?
Технически най-лесният срок обикновено е след края на месец, период на ДДС или финансова година.
Въпреки това, компанията не трябва да отлага необходима промяна, когато има постоянни комуникационни проблеми, пропуснати срокове, неадекватно отчитане или нерешени проблеми със съответствието.
Съответният въпрос не е просто дали компанията се променя в средата на годината. По-скоро дали страните могат да установят надеждна крайна дата, да съгласуват документите и да разпределят всяко непогасено задължение писмено.
Често срещани грешки при смяна на счетоводител
Най-сериозните проблеми с предаването обикновено възникват, когато една компания:
- Назначава новия счетоводител преди завършване на професионалната процедура на OCC;
- Пренебрегва непогасените такси, дължими на предшественика;
- Не преглежда клаузите за прекратяване в съществуващото споразумение;
- Предполага се, че предишният счетоводител автоматично ще приключи финансовата година;
- Прехвърля само PDF отчети, а не основната счетоводна база данни;
- Не успява да получи счетоводния SAF-T и резервните копия на базата данни;
- Споделя лични пароли за портал, вместо да установява подходящи оторизации;
- Приема недокументирани начални салда;
- Не получава подписан опис на прехвърлените записи;
- Оставя данъчните известия и историческите корекции извън обхвата на предаването.
Прибързаният преход може да остави новия счетоводител технически отговорен за записи, които все още не са получени, тествани или съгласувани.
Преминаване към счетоводител в Мадейра
Дружество, установено другаде в Португалия, може по принцип да наеме счетоводен доставчик, базиран в Мадейра, при условие че счетоводителят или счетоводната фирма е надлежно регистрирана и може да поддържа оперативните изисквания на дружеството.
За фирми, работещи чрез Международен бизнес център Мадейра, предаването следва да обхваща и условията за лицензиране на компанията, допустимите дейности, изискванията за заетост, инвестиционните записи и приложимата рамка за намален корпоративен данък. Тези въпроси изискват специфично наблюдение и не следва да се третират като обикновени счетоводни записи.
Следователно, компания от Мадейра трябва да избере доставчик на счетоводни услуги, запознат както с общото спазване на данъчното законодателство в Португалия, така и с регионалните или специфичните за MIBC задължения на компанията.
Как MCS подходи за предаване на счетоводните задължения
Madeira Corporate Services подхожда към смяната на счетоводителя като към контролиран проект за съответствие, а не като към просто прехвърляне на файлове.
Преди да поеме отговорност, съответният екип трябва да изпълни необходимите процедури за адаптация и професионални процедури, включително:
- Приемане от страна на клиента и KYC (познай своя клиент);
- Преглед на предложения обхват на счетоводството;
- Писмен контакт с напускащия сертифициран счетоводител;
- Проверка на неплатени такси;
- Сключване на писмен договор за услуги;
- Приемане и инвентаризация на счетоводните документи;
- Преглед на непогасените данъчни и заплати задължения;
- Съгласуване на началната счетоводна позиция.
Когато историческото счетоводство е непълно, непоследователно или несъгласувано, коригиращата работа се оценява отделно преди MCS потвърждава, че на записите може да се разчита.
Често задавани въпроси
Мога ли да сменя счетоводителя си по всяко време в Португалия?
Практическата възможност за промяна зависи от писмения договор за счетоводни услуги, неговите клаузи за предизвестие и обстоятелствата за прекратяване. Правилата на OCC гласят, че договорът за независими услуги обикновено трябва да има минимална продължителност една финансова година, освен в случаите на основателна причина или взаимно споразумение.
Трябва ли новият ми счетоводител да говори със стария ми счетоводител?
Да. Преди да поеме отговорност, новият сертифициран счетоводител трябва да се свърже писмено с напускащия счетоводител и да провери позицията му относно професионалните хонорари, разходите и други съответни въпроси.
Колко време има бившият счетоводител, за да отговори?
Съгласно Етичния кодекс на OCC, напускащият счетоводител трябва да информира наследника си в рамките на максимум 15 дни дали съответните суми са платени и да разкрие обстоятелства, които могат да повлияят на приемането на ангажимента.
Трябва ли напускащият счетоводител да предостави счетоводния SAF-T?
Когато съответните счетоводни записи трябва да бъдат върнати и няма валидно основание за съхранение, насоките на OCC включват счетоводния SAF-T и резервните копия на поддържащата счетоводна база данни сред цифровите записи, които трябва да бъдат предоставени.
Може ли старият счетоводител да запази фактурите ми, защото дължа такси?
Документите, собственост на клиента, включително фактурите и договорите, предоставени на счетоводителя, трябва да бъдат върнати. Възможното право на задържане, посочено в насоките на OCC, се отнася до професионалния работен продукт, свързан с ликвидни, дължими и неплатени хонорари, а не до оригиналните подкрепящи документи на клиента.
Кой е отговорен за годишните отчети след промяна в средата на годината?
Страните трябва да се споразумеят за това писмено. В зависимост от времето, приложимите професионални правила и условията за прекратяване, напускащият счетоводител може да остане отговорен за определени задължения в края на годината, освен ако отговорността не бъде изрично прехвърлена на наследника.
Заключителни съображения
Смяната на счетоводители в Португалия е напълно управляема, когато се третира като структуриран професионален преход.
Съществените елементи са валидно прекратяване на договора, уреждане на дължимите такси, отговарящи на условията, писмена комуникация между сертифицираните счетоводители, точно разпределение на отговорностите за съответствие, пълно прехвърляне на счетоводните данни и подписан приемо-предавателен протокол.
Новият счетоводител трябва да поеме отговорност едва след като документацията, професионалните комуникации и договорните споразумения са достатъчно ясни. Чистото предаване защитава компанията, напускащия и встъпващия в длъжност счетоводител и значително намалява риска от пропуснати документи, ненадеждни баланси и спорове относно отговорността.
Тази статия е предоставена само с обща информационна цел и отразява тълкуване на общо ниво на португалската правна, регулаторна и професионална рамка, приложима за замяната на сертифицирани счетоводители към датата на публикуване. Тя не е предназначена да представлява и не следва да се използва като такъв правен, данъчен, счетоводен, трудов, договорен или друг професионален съвет.
Приложимата процедура може да варира в зависимост от условията на договора за счетоводни услуги, момента на прекратяване, наличието на непогасени професионални хонорари, състоянието на счетоводните записи, висящите данъчни или отчетни задължения, както и специфичните обстоятелства на дружеството и участващите сертифицирани счетоводители.
Препратки към Устава и Етичния кодекс на Ordem dos Contabilistas Certificados, насоките на OCC, данъчните процедури или професионалните задължения следва да бъдат проверени спрямо действащото законодателство, разпоредбите и официалните насоки към съответния момент, тъй като те могат да бъдат изменяни, допълвани или тълкувани по различен начин от компетентните органи или професионалните организации.
Нищо в тази статия не създава професионални, консултативни, фидуциарни или договорни отношения между читателя и Madeira Corporate Services, нито пък трябва да се разбира като потвърждение, че Madeira Corporate Services ще приеме конкретен ангажимент или ще поеме отговорност за счетоводни записи, изготвени от друг доставчик на услуги. Всеки потенциален ангажимент остава предмет на предварително приемане от клиента, процедури за KYC и AML, проверки за професионални конфликти, преглед на счетоводните записи, завършване на приложимите процедури за предаване на OCC, подписване на писмено споразумение за услуги и потвърждаване на договорения обхват на работата.
Фирмите, които обмислят смяна на счетоводител, трябва да се консултират с Португалски сертифициран счетоводител и, когато възникнат договорни или правни въпроси, от подходящо квалифициран португалски адвокат, преди да се предприемат действия.
Miguel Pinto-Correia притежава магистърска степен по международна икономика и европейски изследвания от ISEG – Лисабонско училище по икономика и управление и бакалавърска степен по икономика от Nova School of Business and Economics. Той е постоянен член на Ордена на икономистите (Ordem dos Economistas)... Прочетете повече
